Règlement Alps Epic 2025
Le présent règlement pourra être modifié à tout moment par l’organisation si elle le juge nécessaire. Ce règlement devra être lu et approuvé avant de prendre le départ.
1.PREAMBULE
L’épreuve Alps Epic est coordonnée par la SAS Alps Epic Event 6 impasse des Barris – le Chef-Lieu – 05200 – Les Orres – FRANCE. Il s’agit d’une épreuve VTT par étape. L’organisation de la course est coordonnée par Alps Epic Events SAS et ses fournisseurs Cap Liberté et Horizon Tout Terrain tous 2 immatriculés auprès d’Atout France et implantés dans les Hautes-Alpes / France.
Alps Epic est une marque déposée auprès de l’INPI.
Les textes du présent règlement sont régis par la Fédération Française de Cyclisme (F.F.C.) et plus généralement par l’Union Cycliste Internationale (U.C.I.). Tout sujet d’article non-abordé dans le présent document adopte automatiquement l’application définie sur ces textes de référence.
Ce présent règlement est susceptible d’évoluer jusqu’au moment de l’événement.
2.L’EPREUVE
La formule La Course se court au choix en solo ou par équipe de deux et de façon solidaire. Pour La Course en équipe, les équipiers doivent rester en contact tout le long de l’itinéraire. L’épreuve est chronométrée et donne lieu à un classement général et par catégories. La course est découpée en 5 étapes.
Les formule La Rando et Gravel sont non chronométrées et se font en solo.
3.CONDITIONS DE PARTICIPATION
L’événement est ouvert à toutes et à tous, licenciés et non licenciés, aux conditions définies ci-dessous. Les concurrents possédant une licence délivrée par une fédération autorisant la pratique du cyclisme et ou du VTT en compétition (UCI, FFC, UFOLEP, FSGT, FFTRI, FNRM) devront impérativement présenter une copie de leur licence valide pour la saison correspondant à l’année où se déroule la course, et cela lors de l’inscription en ligne. Au plus tard les licences devront être adressées le 1er Juin de l’année de l’édition de la course par mail à racers@alpsepic.com si au moment de l’inscription en ligne elle n’était toujours pas délivrée.
Les autres concurrents (licenciés d’une fédération nationale non mentionnée ci-dessus y compris) devront fournir : La copie d’un certificat médical de non contre-indication à la pratique du cyclisme en compétition datant de moins d’un an au jour de la course + 3 jours. L’événement n’est pas accessible aux VTT ou Vélo à assistance électrique (hormis sur les formules La Rando et Gravel) ni aux moins de 19 ans.
4.INSCRIPTIONS
L’inscription aux épreuves se fait exclusivement sur le site www.alpsepic.com.
Le paiement s’effectuera en ligne via la boutique en ligne Alps Epic Events. L’inscription définitive sera validée lorsque les conditions suivantes seront respectées :
- Réception du paiement complet
- Retour du formulaire de renseignement
- Réception des copies de licence
Les tarifs sont disponibles sur le site internet www.alpsepic.com
Pour des raisons de sécurité, l’organisation limite le nombre de concurrents à 400 personnes tout format confondu. Tout engagement est personnel, ferme et définitif. Aucun transfert d’inscription n’est autorisé pour quelque motif que ce soit, hormis si celui-ci est justifié (cf. point 10.3)
Toute personne rétrocédant son dossard à une tierce personne, sera reconnue responsable en cas d’accident survenu ou provoqué par cette dernière durant l’épreuve. L’organisation décline toute responsabilité en cas d’accident face à ce type de situation et se réserve le droit d’exclure définitivement le concurrent de l’épreuve, à la découverte des faits. L’inscription implique l’acceptation intégrale du règlement. Celui-ci pourra être complété lors des briefings d’avant course en cas d’événement exceptionnels et imprévus. Les concurrents s’engagent en validant ce règlement à respecter les règles d’éthique sportive, notamment au regard de la Loi française en matière de lutte contre le dopage. L’organisation souscrit une assurance responsabilité civile organisateur. Il vous est fortement recommandé de souscrire une assurance « Individuelle accident » ou de vérifier que votre police d’assurance comprend cette garantie.
5.INFOS COUREURS / RETRAIT DES DOSSARDS ET DU KIT COUREUR
Suite à votre inscription, des informations techniques régulières vous seront envoyées par email via l’adresse racers@alpsepic.com qui sera votre adresse privilégiée pour tout besoin d’infos avant l’épreuve. Les dossards seront à retirer la journée du vendredi 20 juin 2025 et le début de matinée du samedi 21 juin sur les plages horaires prévues à cet effet. Les horaires et lieux vous seront communiqués à l’avance.
Toute personne qui ne se présente pas durant cette plage horaire devra contacter l’organisation au plus tôt sans quoi, elle sera considérée comme non partante.
La plaque de course est à mettre sur le cintre du vélo. Le système de chronométrage (puce, bib tag, …. Ou tout autre dispositif), et/ou de tracking gps sera à utiliser selon les préconisations d’usages mentionnées dans le sac qui vous sera remis à réception des dossards. Un bracelet d’identification sera distribué à chaque participant. Il devra être porté en permanence au poignet dès la remise du dossard.
6.PARCOURS
6.1 Accès au départ
L’accès à la ligne de départ avant chaque étape doit se faire en respectant les horaires communiqués lors des briefings et/ou par sms/email. Sans consigne contraire, les participants se présentent 30 mn avant l’heure officielle de départ pour mise en pré-grille. Les concurrents devront passer le check-in avant la mise en grille de départ. Tout oubli ou manquement mettra le participant hors course et celui-ci sera marquée comme non partant et non classé. Les 5 premières équipes au général, les trois premières équipes mixtes et féminines, les 10 premiers solos masculins au général et les 5 premières solos féminines seront placés en tête sur la grille de départ. Le départ est donné en masse à heure fixe. Tout retard impliquera le déclassement à l’arrivée.
6.2 Arrivée d’étape
Les concurrents devront impérativement passer par la ligne d’arrivée pour être classé. L’arrêt chrono pourra être fait en amont de l’arrivée officielle pour des raisons de sécurité. Les concurrents rejoindront alors la ligne d’arrivée officielle sur une section balisée et non chronométrée. Pour les duos, la mesure du temps s’effectue sur l’arrivée du deuxième coéquipier. La progression des 2 équipiers pendant la course doit se faire à vue, et en tout état de cause, à moins de 1 min l’un de l’autre. L’organisation pénalisera en temps toute équipe qui ne respecte pas cette règle. Cette observation reste à l’appréciation de l’organisateur et du directeur de course. L’infraction pourra être constatée et signalée au directeur de course par les bénévoles et staff de l’organisation.
Les participants aux formules non chronométrées La Rando et Gravel, doivent également passer la ligne d’arrivée pour se signaler comme ayant terminé l’étape.
6.3 Balisage et tracés
Le parcours emprunte une partie du balisage officiel permanent de différents site VTT et est complété par un balisage spécifique à l’épreuve Alps Epic : des flèches directionnelles, de la rubalise ainsi que des signaleurs seront placés aux endroits stratégiques.
L’organisation fournit aussi les traces GPS du tracé tout en indiquant aussi les ravitaillements et barrière horaire. Les traces sont disponibles en téléchargement sur le site internet de l’épreuve et pourront être modifié jusqu’au dernier moment. Dans ce cas, vous en serez informés lors des briefings et/ou par sms/email. Les traces à utiliser au moment de la course vous seront envoyé la semaine avant l’évènement dans un mail officiel.
Un GPS est obligatoire par équipe pour les duos et par personne pour les solos et formules non chronométrées. Le GPS doit être actif avec la trace visible sur toutes les sections.
Etant donné la longueur et la complexité des étapes, certains carrefours et passages en chemins ne seront pas sécurisés ou dotés de signaleurs. Il est donc impératif de respecter le code de la route. Nous rappelons que l’ensemble du parcours est ouvert à la circulation et aux autres modes de déplacements.
Le tracé pourra être modifié à tout instant si l’organisation juge que certaines conditions viennent contrarier le parcours initial. A titre d’exemple, après de fortes intempéries ayant entraînées un glissement de terrain, la neige sur les cols en altitude…
Toute modification sera signalée sur le site internet, par email depuis l’adresse racers@alpsepic.com ou lors d’un briefing si le fait se produit durant la course.
Les concurrents ne doivent emprunter les axes goudronnés pour rejoindre l’arrivée ou relier l’étape du jour que s’ils sont autorisés par l’organisation.
Tout manquement sera considéré comme un abandon et l’exclusion sera immédiate.
Seuls les véhicules de l’organisation, les secours, la presse de la course sont autorisés à rouler sur le parcours. Les zones d’assistance autorisées seront accessibles en véhicule selon les consignes de l’organisation.
6.4 Respect de l’environnement
L’épreuve Alps Epic s’inscrit dans une démarche eco-evenement. L’organisation sera donc très vigilante aux consignes de respect de l’environnement.
A ce titre, il est en particulier, strictement interdit d’abandonner sur le parcours ses déchets. Des poubelles seront à votre disposition sur les ravitaillements, aire d’arrivée et zone de campement. Tout manquement à cette règle pourra entraîner une pénalité en temps et en argent.
Il est aussi formellement interdit de s’éloigner de l’itinéraire balisé en coupant à travers champs et autres zones naturelles. De plus, les dérapages érosifs sont à bannir. Il est à noter que l’épreuve emprunte des sites naturels sensibles soumis à autorisation de passage. La pérennité de la pratique du VTT et le maintien de l’épreuve dépend de votre comportement.
7.LA COURSE
7.1 Déroulement
La progression doit se faire en équipe de 2, à vue, sans pouvoir dépasser un intervalle de 1 min (pour les duos en format La Course)
Les départs se font en masse. L’organisation indique des barrières horaires au-delà desquelles toute équipe ou coureur se présentant à cette barrière devra emprunter un itinéraire bis plus rapide pour rejoindre l’arrivée. L’équipe/Le coureur ne sera pas hors classement et pourra prendre le départ le lendemain avec une pénalité de 1 heure par rapport au dernier de l’étape. En cas d’abandon en course (hors accident), l’équipe/le coureur devra regagner le site d’arrivée par ses propres moyens. L’équipe/Le coureur ne sera alors plus prise en charge (secours…) pour la fin de l’étape.
Le classement par étape et général est donné selon les catégories suivantes : Scratch Hommes /Hommes 30/ Hommes 40/Hommes 50/ Hommes 60 Scratch Femmes / Scratch Mixtes (mixte pour le format La Course duo). Cependant, concernant les catégories Hommes 30, Hommes 40 et Hommes 50, elles ne sont ouvertes qu’à partir de 3 équipes/coureurs minimum dans la catégorie. Si cela n’est pas le cas, ces équipes/coureurs seront alors considérées dans la catégorie inférieure. Pour les duo et pour être classé dans une catégorie d’âge, il faut que les 2 coureurs aient l’âge correspondant à la catégorie. Si un des 2 coureurs est plus jeune, l’équipe sera classée dans la catégorie inférieure.
Nous rappelons que l’utilisation de VTT à assistance électrique est formellement interdite pour le format « La Course »
7.2 Abandons
Un « Check point course » au départ et l’arrivée d’étape permet de signaler tout abandon avant un départ ou après une arrivée pour le lendemain = CHECK IN / CHECK OUT. En cas d’abandon durant une étape hors évacuation médicale, il est impératif de signaler dès que possible votre abandon par tel (le numéro vous sera communiqué) et aussi aux points ravitaillement :
–Provisoire : vous ne serez pas classé sur l’étape du jour et vous partirez sur l’étape du lendemain avec une pénalité de 2h00 sur le dernier de l’étape
–Définitif : Vous quittez la course et l’organisation n’est plus en charge de gérer vos effets personnels et votre retour à votre véhicule.
Il est formellement interdit de quitter la course sans avoir signalé ce fait à l’organisation. Le non-respect de ce point de règlement entraînera une facturation forfaitaire de 100€ par personne et l’organisation pourra engager des poursuites pour avoir engagé des recherches du fait de votre négligence. L’Etat peut aussi engager directement des poursuites à votre encontre.
D’autre part, le matériel de tracking et chronométrage devra être restitué.
7.3 Matériel obligatoire
Individuel :
– casque,
– couverture de survie,
– coupe-vent,
– minimum 2 bidons ou équivalent à 1,5L,
– nourriture,
– téléphone portable,
– nécessaire de réparation dont en particulier patte de dérailleur.
Par équipe pour les duos ou individuelle pour les solos :
– TROUSSE DE SECOURS :
1 pansement américain
1 bande auto agrippante
5 compresses
1Désinfectant
1 Collyre
1 Sparadrap
1 Antalgique laissé à l’appréciation du coureur et de son médecin traitant
1 Antihistaminique
– GPS
– dérive-chaine
Il vous sera précisé à chaque briefing si vous pouvez vous dispenser de certains matériels.
Tout concurrent devra également porter le matériel fourni par l’organisation : plaque VTT, bracelets, dispositif de chronométrage et live tracking.
Les concurrents sont semi-autonomes sur chaque étape. 1 à 3 ravitaillements liquide et solide sont prévus selon les étapes (hors prologue).
Les concurrents devront aussi avoir un vélo en bon état de fonctionnement avant d’arriver sur l’épreuve. Il est recommander d’effectuer une révision complète avant de prendre le départ afin que le vélo soit apte à parcourir la totalité de l’épreuve sans encombre.
7.4 Pénalités
La progression en dehors de l’itinéraire obligatoire entraînera une pénalité immédiate. Une équipe de contrôleurs mobiles pourra disqualifier immédiatement les concurrents en infraction. La direction de course peut aussi recourir au « live tracker » pour vérifier votre passage à tous les points du parcours.
Autres pénalités : Cette liste n’est pas limitative et une pénalité peut être décidée par la direction de course.
| Mise hors course | 2 heure | 1 heure | 20mn | 10mn |
| Assistance en dehors des zones définies par l’organisation | Abandon sur une étape | Non-respect des règles de sécurité dictées par l’organisation | Par matériel manquant et par étape | Par item manquant dans la trousse de secours |
| Changement de coéquipier | Passage hors délai à une barrière horaire | Abandon de détritus + amende | Progression non groupée >1 min |
7.5 Assistance
L’assistance extérieure (mécanique ou ravitaillement liquide et solide) est autorisée uniquement sur les zones définies par l’organisation. Le non-respect de cette règle entraînera la mise hors course de l’équipe/du coureur concerné.
8.LOGISTIQUE
8.1 Bagages
Dans les mois précédent votre départ, vous recevrez une liste d’aide à la constitution de votre sac. Les bagages (formules pack bleu et noir) seront transférés par l’organisation d’un hébergement à l’autre et sont limités à 1 sac « bagages » de 25 kg par personne + 1 mini sac journée. En cas de dépassement de poids pour le sac « bagages », le concurrent en sera averti et devra payer un surplus de poids de 20€/kg/jour. Tout bagage doit obligatoirement être souple et doit être identifiable avec le numéro de dossard. Une étiquette sera distribuée avec votre dossard. Aucun matériel supplémentaire ne sera accepté pour le transport des bagages. Le mini-sac journée vous permettra de laisser quelques affaires sur la ligne de départ que vous retrouverez sur la ligne d’arrivée (par exemple une paire de tennis qui vous servira pour marcher de votre hébergement jusqu’au parc vélo, un coupe-vent, polaire etc…). Une étiquette permettant de l’identifier sera aussi apposée dessus lors du checking du premier jour.
8.2 Parc VTT
L’organisation mettra à disposition un parc VTT à chaque étape qui sera clos et gardé par un service de sécurité. L’accès au parc est strictement réservé aux concurrents de la course. Seuls les concurrents munis du bracelet inviolable fourni par l’organisation et correspondant à la plaque de cadre, pourront pénétrer avec leurs VTT. Ils devront émarger en entrée et en sortie de parc.
L’organisation appliquera un strict respect de ces consignes.
La réparation ou entretien dans le parc VTT est strictement interdite.
Les concurrents qui préfèrent conserver leur vélo en dehors du parc et en particulier sur leur hébergement le feront sous leur propre responsabilité. Sachez cependant que tous les hébergements n’acceptent pas les vélos. Veuillez-vous renseigner avant.
8.3 Restauration
1 à 3 ravitaillements par jour seront disponibles selon la difficulté de l’étape. A l’arrivée, une collation salée et sucrée sera servie à chaque participant. Les ravitaillements sont adaptés à la pratique du VTT sur de longues étapes. Les repas du soir pris sur vos hébergements ou les restaurants partenaires répondront au cahier des charges de l’Alps Epic et devront correspondre aux besoins des coureurs VTT format Marathon sur plusieurs jours tout en privilégiant le goût, la cuisine maison et l’approvisionnement par des producteurs locaux. Ils seront adaptés aux demandes de régimes spéciaux dès lors que l’information sera parvenue à l’organisation à J-30. Les horaires de début et fin de service seront communiqués sur le document d’infos utiles avant départ.
8.4 Lavage, entretien et réparation vtt
Un espace lavage et entretien VTT sera assuré à chaque arrivée d’étape.
Une assistance mécanique sera assurée par un atelier partenaire.
Nous vous conseillons fortement de prévoir d’emporter les pièces non volumineuses spécifiques à votre VTT et en particulier les pattes de dérailleur.
8.5 Hébergement
Pour les inscrits au pack bleu, les nuits sont prévues dans des chambres collectives Le détail des hébergements seront mentionnés dans un document annexé qui vous sera envoyé 1 mois avant l’événement.
Pour les inscrits au pack noir, les nuits sont prévues dans des chambres de 2 pers. Le détail des hébergements seront mentionnés dans un document qui vous sera envoyé 1 mois avant l’événement.
8.6 Accompagnant
Nous entendons par accompagnant, toute personne qui accompagne un participant durant l‘épreuve. Cette participation nécessite obligatoirement une inscription en formule « accompagnant ». Il devra porter en permanence le bracelet qui sera fourni dans le pack dossard du coureur. Ce bracelet donnera accès pour l’assistant à la zone du village Alps Epic, tous les repas et petit déjeuner du raid et aux ravitaillements.
L’accès au parc VTT sera formellement interdit aux accompagnants.
Tout accompagnant non inscrit ne pourra accéder aux prestations de l’épreuve. Aucune inscription sur place ne sera possible pour l’accès au campement Alps Epic. Il peut néanmoins accéder aux zones d’assistance pour les coureurs.
8.7 Navettes accès et navette retour
Navette accès : Alps Epic Events met tout en œuvre pour limiter l’impact carbone. A ce titre, nous mettrons en place des navettes depuis les lieux d’arrivée des participants et inciterons et aiderons au covoiturage. Nous vous invitons à nous informer au plus tôt de votre mode de déplacement afin de faciliter l’organisation. Ces services sont inclus dans le prix de l’inscription.
8.8 Sécurité
L’organisation dispose d’un dispositif de secours validé par la préfecture. Il se compose de médecins et secouristes mobiles en course et sur les villages étapes. En cas de problème il est impératif de prévenir au plus vite l’organisation via le numéro de téléphone qui vous sera communiqué, ou de vous rapprocher d’une personne du staff qui dispose une radio, ou de composer directement le 112 à partir de votre mobile, lorsque l’urgence l’impose.
Sur avis médical, l’organisation se réserve le droit de mettre hors-course et de faire évacuer du parcours toute personne qu’elle juge inapte à continuer l’épreuve. Tout participant faisant appel à un médecin ou secouriste se soumet de fait à son autorité et s’engage à accepter pleinement ses décisions. En cas de nécessité, et dans l’intérêt de la personne secourue, il est fait appel aux équipes de secours qui, dès lors, prennent la direction des opérations et mettent en œuvre tous les moyens appropriés, y compris héliportés.
Toute personne ayant subi une intervention médicale ou chirurgicale durant le mois précédant le départ devra en informer l’organisation par courrier. En l’absence de cette déclaration, l’organisation ne pourra être tenue responsable en cas d’incident majeur.
L’organisation complétera les consignes énoncées ci-dessus par des consignes orales et écrites sur les téléphones portables des concurrents au moment de l’épreuve.
9.FORMULE LA RANDO ET GRAVEL.
Les participants aux formules La Rando et Gravel sont soumis au même règlement mis à part les points suivants qui leurs sont spécifiques :
- Ses formules se font uniquement en solo ;
- Ses formules ne sont pas chronométrées ;
- Les VTT à assistance électrique ont droit au changement de batterie sur les mêmes points que les ravitaillements ;
- Si un participant aux formules La Rando et Gravel venait à rattraper la course, celui-ci devra toujours laisser la priorité aux coureurs étant chronométrés ;
10.POLITIQUE D’ANNULATION ET DE REMBOURSEMENT
10.1 Annulation du fait du participant
Le participant ne peut en aucun cas revendre ou céder à titre gracieux à un tiers son dossard. Toute inscription est ferme et définitive et implique l’acceptation intégrale du règlement. Vous bénéficiez toutefois de 14 jours de délai de rétractation (loi hamon du 17 mars 2014) pour annuler votre inscription et être remboursé intégralement.
Au delà de ces 14 jours, les frais suivant s’appliquent :
- Annulation (quelle que soit la cause) jusqu’à 6 mois avant : 30% de frais
- Annulation (quelle que soit la cause) jusqu’à 3 mois avant : 40% de frais
- Annulation (quelle que soit la cause) jusqu’à 2 mois avant : 50% de frais
- Annulation (quelle que soit la cause) jusqu’à 1 mois avant : 70% de frais
- Annulation (quelle que soit la cause) jusqu’à 15 jours avant : 90% de frais
- Au delà : 100% de frais
POUR ÉVITER CES FRAIS NOUS VOUS RECOMMANDONS VIVEMENT DE SOUSCRIRE UNE ASSURANCE ANNULATION SPÉCIFIQUE DE VOTRE CÔTÉ (LE JOUR MÊME DE VOTRE INSCRIPTION) OU À VÉRIFIER LES CONDITIONS AVEC VOTRE CARTE BANCAIRE.
Report 2026 possible jusqu’à 2 mois avant l’épreuve (si vous décidez d’annuler en 2026, les frais seront de 50% minimum et suivront ensuite les conditions d’annulation)
10.2 Annulation du fait de l’organisateur
L’organisation remboursera l’intégralité du montant de l’inscription si la course devait être annulée de son fait (arrêté préfectoral non obtenu, refus d’autorisation de passage ou tout autre motif lié à la bonne marche de l’organisation…) Les concurrents ne seront pas remboursés si l’annulation de l’épreuve est motivée par une cause extérieure exceptionnelle et non prévisible (alerte météo rouge ou foudre et intempéries exceptionnelles…)
10.3 Changement de coéquipier
Il est possible de changer de coéquipier à tout moment avant le départ de l’épreuve. Cependant, des frais seront appliqués. Ceux-ci s’élèvent à 10% des frais d’inscriptions du participant (qui correspondent à des frais d’annulation qui entraînent des frais de gestion administratif et de frais pour les réservations d’hébergements). Une facture vous précisant les modalités pour le paiement de ces frais vous sera alors adressée.
11.DROIT À L’IMAGE
En participant à l’épreuve les concurrents autorisent l’organisateur et ses ayants droits à utiliser et reproduire son nom, son image et sa voix dans le cadre de la course, en vue d’une exploitation sur des supports de communication et promotion online et offline. Et ce dans le monde entier et par tous les moyens connus à ce jour.
Conformément à la loi informatique et liberté du 6 janvier 1978, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux données personnelles vous concernant. Par notre intermédiaire, vous pouvez être amené à recevoir des propositions d’autres sociétés ou associations. Si vous ne le souhaitez pas, il suffit de nous écrire en nous indiquant vos noms, prénoms, adresses. L’inscription à la course implique obligatoirement pour le concurrent de recevoir les lettres d’informations électroniques concernant des éléments et contenus liés à la course pour laquelle il est inscrit.
Conformément aux nouvelles dispositions relatives au respect de la vie privée, les personnes ne souhaitant pas apparaître sur les résultats officiels ou sur les listes d’inscrits doivent nous en informer par écrit.
12.LITIGES ET RÉCLAMATIONS
Toute demande peut être adressée par mail à alpsepic@gmail.com ou par voie postale à Alps Epic Event, 6 impasse du Barris 05200 les Orres.
Durant l’épreuve le référent est le directeur de course.
Toute réclamation parvenue 1 mois après la date de fin de l’épreuve sera considérée comme nulle et non avenue. En cochant la case du formulaire d’inscription vous signé et accepté automatiquement le règlement de l’épreuve.
Ce règlement est susceptible d’évoluer dans les prochains mois. Il sera définitif quelques semaines avant l’épreuve.