Règlement La Gravel Serre-Ponçon 2024
Le présent règlement pourra être modifié à tout moment par l’organisation si elle le juge nécessaire. Ce règlement devra être lu et approuvé avant de prendre le départ.
1.PREAMBULE
L’épreuve La Gravel Serre-Ponçon est coordonnée par la SAS Alps Epic Event 6 impasse des Barris – le Chef-Lieu – 05200 – Les Orres – FRANCE. Il s’agit d’une épreuve Gravel en autonomie. L’organisation de la course est coordonnée par Alps Epic Events SAS et ses fournisseurs Cap Liberté et Horizon Tout Terrain tous 2 immatriculés auprès d’Atout France et implantés dans les Hautes-Alpes / France.
Les textes du présent règlement sont régis par la Fédération Française de Cyclisme (F.F.C.) et plus généralement par l’Union Cycliste Internationale (U.C.I.). Tout sujet d’article non-abordé dans le présent document adopte automatiquement l’application définie sur ces textes de référence.
Ce présent règlement est susceptible d’évoluer jusqu’au moment de l’événement.
2.L’EPREUVE
Les 3 épreuves se réaliseront en format non chronométrées et se dérouleront en solo, en mode bike packing et en autonomie totale.
3.LE PROGRAMME
Vendredi
12h : repas d’avant course à Embrun (lieu à préciser) pour la version Ultra
15h : départ de l’Ultra
Samedi
9h : départ de la version Half
15h : arrivée des finishers 24h de l’Ultra
18h : arrivée des premiers du Half
3h : arrivée des finishers 36h de l’Ultra
Dimanche
9h : départ de la Journée
15h : arrivée des finishers 48h de l’Ultra
17h : barrière horaire finale des 3 versions
Tout au long du week-end une permanence à l’arrivée sera assurée de jour comme de nuit afin d’accueillir les finishers de l’Ultra (dans la nuit de vendredi et de samedi) et du Half (dans la nuit de samedi), de leur remettre leur brevet et leur collation d’arrivée.
4.CONDITIONS DE PARTICIPATION
L’événement est ouvert à toutes et à tous, licenciés et non licenciés, aux conditions définies ci dessous. Les concurrents possédant une licence délivrée par une fédération autorisant la pratique du cyclisme (UCI, FFC, UFOLEP, FSGT, FFTRI, FNRM) devront impérativement présenter une copie de leur licence valide pour la saison correspondant à l’année où se déroule l’événement, et cela lors de l’inscription en ligne. Au plus tard les licences devront être adressées
le 23 août 2024 par mail à developpement@alpsepic.com si au moment de l’inscription en ligne elle n’était toujours pas délivrée. Les autres concurrents (licenciés d’une fédération nationale non mentionnée ci-dessus y compris) devront fournir : La copie d’un certificat médical de non-contre-indication à la pratique du cyclisme datant de moins 3 ans au jour de l’événement + 2 jours. L’événement n’est pas accessible aux moins de 19 ans.
5.INSCRIPTIONS
L’inscription à l’épreuve se fait exclusivement sur le site https://www.sportsnconnect.com/events/parcours_cart/28193/default2.
Le paiement s’effectuera en ligne. L’inscription définitive sera validée lorsque les conditions suivantes seront respectées :
– Réception du paiement complet
– Retour du formulaire de renseignement
– Réception des copies de licence
Les tarifs sont disponibles sur le site internet www.alpsepic.comhttps://www.alpsepic.com/gravel-serre-poncon/
Pour des raisons de sécurité, l’organisation limite le nombre de concurrents à 100 personnes. Tout engagement est personnel, ferme et définitif. Aucun transfert d’inscription n’est autorisé pour quelque motif que ce soit.
Toute personne rétrocédant son dossard à une tierce personne, sera reconnue responsable en cas d’accident survenu ou provoqué par cette dernière durant l’épreuve. L’organisation décline toute responsabilité en cas d’accident face à ce type de situation et se réserve le droit d’exclure définitivement le concurrent de l’épreuve, à la découverte des faits. L’inscription implique l’acceptation intégrale du règlement. Celui-ci pourra être complété lors des briefings d’avant course en cas d’événement exceptionnels et imprévus. Les concurrents s’engagent en validant ce règlement à respecter les règles d’éthique sportive, notamment au regard de la Loi française en matière de lutte contre le dopage. L’organisation souscrit une assurance responsabilité civile organisateur. Il vous est fortement recommandé de souscrire une assurance « Individuelle accident » ou de vérifier que votre police d’assurance comprend cette garantie.
6.INFOS COUREURS
Suite à votre inscription, des informations techniques régulières vous seront envoyées par email via l’adresse developpement@alpsepic.com qui sera votre adresse privilégiée pour tout besoin d’infos avant l’épreuve.
La plaque de course est à mettre sur le cintre du vélo. Un système de tracking GPS compris dans le tarif d’inscription et remis en échange d’une caution (100 euros par chèque à l’ordre d’Alps Epic Events S.A.S ou espèces) le jour du départ devra être fixé sur le cadre du vélo et activé durant toute la durée de la course. Ce tracker devra être restitué à l’organisation à l’arrivée. La perte du tracker entraînera une exclusion de l’épreuve. Le chèque de caution ne sera pas encaissé et vous sera rendu lorsque nous récupérerons le tracker.
7.PARCOURS
7.1 Balisage et tracés
Le parcours emprunte la totalité du balisage officiel permanent du site FFC Gravel de Serre-Ponçon. Ce balisage est expliqué et décrit dans le document de la FFC « Classification et balisage des parcours cyclistes » https://ffc.fr/ressources/cahier-technique-balisage-classification
parcours-cyclistes
La version Ultra empruntera le tracé Gravel n°15 noir du Tour du Lac de Serre-Ponçon.
La version Half empruntera elle aussi le tracé Gravel n°15 noir du Tour du Lac de Serre-Ponçon à compter du kilomètre n°151 de celui-ci.
La version Journée empruntera le tracé Gravel n°52 rouge des Balcons du Mont Guillaume.
L’organisation fournit aussi les traces GPS du tracé. Les traces sont disponibles en
téléchargement sur le site internet de l’épreuve et pourront être modifié jusqu’au dernier moment.
Dans ce cas, vous en serez informés lors des briefings et/ou par sms/email. Les traces à utiliser
au moment de la course vous seront envoyé la semaine avant l’évènement dans un mail officiel.
Un GPS est obligatoire par personne. Le GPS doit être actif avec la trace visible sur toutes les
sections.
Etant donné la longueur et la complexité du parcours, aucun signaleur ne sera déployé sur la totalité du parcours. Le suivi de l’itinéraire se fera uniquement grâce au balisage FFC en place et à la trace GPS partagée aux participants. Il est donc impératif de respecter le code de la route. Nous rappelons que l’ensemble du parcours est ouvert à la circulation et aux autres modes de déplacements.
Le tracé pourra être modifié à tout instant si l’organisation juge que certaines conditions viennent contrarier le parcours initial. A titre d’exemple, après de fortes intempéries ayant entraînées un glissement de terrain, la neige sur les cols en altitude…
Toute modification sera signalée sur le site internet, par email depuis l’adresse developpement@alpsepic.com.
Tout manquement sera considéré comme un abandon et l’exclusion sera immédiate.
7.2 Respect de l’environnement
L’épreuve La Gravel Serre-Ponçon s’inscrit dans une démarche d’éco-évènement. L’organisation sera donc très vigilante aux consignes de respect de l’environnement.
A ce titre, il est en particulier, strictement interdit d’abandonner sur le parcours ses déchets. Tout manquement à cette règle pourra entraîner une exclusion de l’épreuve.
Il est aussi formellement interdit de s’éloigner de l’itinéraire balisé en coupant à travers champs et autres zones naturelles. Il est à noter que l’épreuve emprunte des sites naturels sensibles soumis à autorisation de passage. La pérennité de la pratique et le maintien de l’épreuve dépend de votre comportement.
8.LES EPREUVES
8.1 Déroulement
Le départ se fera par groupes de 10 pour chacune des 3 versions. Votre horaire exact de départ vous sera indiqué quelques jours avant. L’organisation indique des barrières horaires au-delà desquelles tout coureur se présentant à cette barrière devra emprunter un itinéraire bis plus rapide pour rejoindre l’arrivée.
La Gravel Serre-Ponçon se veut être une aventure avant tout, un défi et non une course, c’est pourquoi aucun classement ni chronométrage ne sera réalisé lors de cet évènement.
8.2 Abandons
Il est formellement interdit de quitter la course sans avoir signalé ce fait à l’organisation. Le non respect de ce point de règlement entraînera une facturation forfaitaire de 100€ par personne et l’organisation pourra engager des poursuites pour avoir engagé des recherches du fait de votre négligence. L’Etat peut aussi engager directement des poursuites à votre encontre.
D’autre part, le matériel de tracking devra être restitué. En cas d’abandon en course (hors accident), le coureur devra regagner le site d’arrivée par ses propres moyens. Le coureur ne sera alors plus pris en charge (secours…) pour la fin de l’étape. Il est impératif de signaler dès que possible votre abandon par tel (le numéro vous sera communiqué)
8.3 Matériel obligatoire
Individuel :
– casque,
– couverture de survie,
– coupe-vent,
– minimum 2 bidons ou équivalent à 1,5L,
– nourriture,
– téléphone portable,
– nécessaire de réparation
– trousse de secours
– GPS
–sifflet
Pour la nuit :
– lampe frontale
– éclairage à l’avant : 1 feu unique émettant une lumière blanche ou jaune (Art R195),
– éclairage à l’arrière : 1 feu rouge fixe (Art R195)
– gilet haute visibilité conforme à la circulation de nuit
Tout concurrent devra également porter le matériel fourni par l’organisation : plaque coureur,dispositif de live tracking.
Une vérification aléatoire sera faite.
Les concurrents sont autonomes sur l’intégralité du parcours.
Les concurrents devront aussi avoir un vélo en bon état de fonctionnement avant d’arriver sur l’épreuve. Il est recommandé d’effectuer une révision complète avant de prendre le départ afin que le vélo soit apte à parcourir la totalité de l’épreuve sans encombre.
Aucune disposition n’est prise par l’organisation sur le type de vélo à utiliser durant l’événement. Bien que l’événement se veut promouvoir la pratique du vélo Gravel, tout autre type de vélo (VTT, VTTAE, tandem…) apte à rouler sur les itinéraires prévus sont les bienvenus.
8.4 Pénalités
La progression en dehors de l’itinéraire obligatoire entraînera une pénalité immédiate. Une équipe de contrôleurs mobiles pourra disqualifier immédiatement les concurrents en infraction. La direction de course peut aussi recourir au « live tracker » pour vérifier votre passage à tous les points du parcours.
8.5 Assistance
L’assistance extérieure (mécanique ou ravitaillement liquide et solide) est proscrite, la Gravel Serre-Ponçon est une aventure à vivre en autonomie complète. Le non-respect de cette règle entraînera la mise hors course de du coureur concerné. Les participants auront tout de même la possibilité de se ravitailler dans les commerces qu’ils croiseront sur leur itinéraire.
9.LOGISTIQUE
9.1 Restauration
Afin de coller à l’esprit bike packing et autonomie de l’épreuve, aucun ravitaillement ne sera présent sur le parcours, les coureurs devront être autosuffisant en ce qui concerne leur nourriture. La possibilité leur est donnée de s’arrêter dans les commerces locaux qu’ils rencontreront, attention toutefois aux horaires d’ouverture si vous prévoyez de réaliser la version Ultra ou la version Half sur le dimanche et si vous réalisez la version Journée.
9.2 Hébergement
Tout comme la restauration, les coureurs devront être autonomes en matière d’hébergement. Plusieurs options s’offrent à eux, passer la nuit sur le vélo (chaque participant est libre de rouler quand il le veut, la circulation de nuit est particulièrement dangereuse nous vous conseillons tout de même de vous arrêter quelques heures afin de réduire le risque d’accident et nous vous rappelons de respecter les consignes de sécurité quant à la progression de nuit, gilet visibilité, frontale…) bivouaquer avec un matériel adéquat que le participant devra transporter avec lui tout au long de l’épreuve ou réserver en amont une place dans un camping proche de l’itinéraire. Ce point est un aspect essentiel de l’aventure, les participants doivent être autonomes et ne pourront par exemple pas faire appel à une personne extérieure pour leur fournir leur matériel de bivouac.
9.3 Sécurité
Les cyclistes circulant sur routes ouvertes s’engagent à respecter toutes les dispositions du Code de la Route et les éventuelles réglementations locales des départements et régions traversés. En France, en dehors de toute signalisation, c’est la priorité à droite qui prévaut.
L’organisation dispose d’un dispositif de secours validé par la préfecture. Il se compose de médecins et secouristes mobiles en course. En cas de problème il est impératif de prévenir au plus vite l’organisation via le numéro de téléphone qui vous sera communiqué, d’activer la fonctionnalité SOS présente sur le système de tracking GPS fourni, de demander de l’aide à un autre coureur ou de composer directement le 112 à partir de votre mobile, lorsque l’urgence
l’impose.
Sur avis médical, l’organisation se réserve le droit de mettre hors-course et de faire évacuer du parcours toute personne qu’elle juge inapte à continuer l’épreuve. Tout participant faisant appel à un médecin ou secouriste se soumet de fait à son autorité et s’engage à accepter pleinement ses décisions. En cas de nécessité, et dans l’intérêt de la personne secourue, il est fait appel aux équipes de secours qui, dès lors, prennent la direction des opérations et mettent en œuvre tous les moyens appropriés, y compris héliportés.
Toute personne ayant subi une intervention médicale ou chirurgicale durant le mois précédant le départ devra en informer l’organisation par courrier. En l’absence de cette déclaration, l’organisation ne pourra être tenue responsable en cas d’incident majeur.
L’organisation complétera les consignes énoncées ci-dessus par des consignes orales et écrites sur les téléphones portables des concurrents au moment de l’épreuve.
10.POLITIQUE D’ANNULATION ET DE REMBOURSEMENT
10.1 Annulation du fait du participant
Le participant ne peut en aucun cas revendre ou céder à titre gracieux à un tiers son dossard. Toute inscription est ferme et définitive et implique l’acceptation intégrale du règlement. Vous bénéficiez toutefois de 14 jours de délai de rétractation (loi hamon du 17 mars 2014) pour annuler votre inscription et être remboursé intégralement.
Annulation (quelle que soit la cause) jusqu’à 2 mois avant : 50% de frais
Annulation (quelle que soit la cause) jusqu’à 1 mois avant : 70% de frais
Annulation (quelle que soit la cause) jusqu’à 15 jours avant : 90% de frais
Au delà : 100% de frais
POUR ÉVITER CES FRAIS NOUS VOUS RECOMMANDONS VIVEMENT DE SOUSCRIRE UNE ASSURANCE ANNULATION SPÉCIFIQUE DE VOTRE CÔTÉ (LE JOUR MÊME DE VOTRE INSCRIPTION) OU À VÉRIFIER LES CONDITIONS AVEC VOTRE CARTE BANCAIRE.
10.2 Annulation du fait de l’organisateur
L’organisation remboursera l’intégralité du montant de l’inscription si la course devait être annulée de son fait (arrêté préfectoral non obtenu, refus d’autorisation de passage ou tout autre motif lié à la bonne marche de l’organisation…) Les concurrents ne seront pas remboursés si l’annulation de l’épreuve est motivée par une cause extérieure exceptionnelle et non prévisible (alerte météo rouge ou foudre et intempéries exceptionnelles…)
11.DROIT À L’IMAGE
En participant à l’épreuve les concurrents autorisent l’organisateur et ses ayants droits à utiliser et reproduire son nom, son image et sa voix dans le cadre de la course, en vue d’une exploitation sur des supports de communication et promotion online et offline. Et ce dans le monde entier et par tous les moyens connus à ce jour.
Conformément à la loi informatique et liberté du 6 janvier 1978, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux données personnelles vous concernant. Par notre intermédiaire, vous pouvez être amené à recevoir des propositions d’autres sociétés ou associations. Si vous ne le
souhaitez pas, il suffit de nous écrire en nous indiquant vos noms, prénoms, adresses. L’inscription à la course implique obligatoirement pour le concurrent de recevoir les lettres d’informations électroniques concernant des éléments et contenus liés à la course pour laquelle il est inscrit.
Conformément aux nouvelles dispositions relatives au respect de la vie privée, les personnes ne souhaitant pas apparaître sur les résultats officiels ou sur les listes d’inscrits doivent nous en informer par écrit.
12.LITIGES ET RÉCLAMATIONS
Toute demande peut être adressée par mail à developpement@alpsepic.com ou par voie postale à Alps Epic Event, 6 impasse du Barris 05200 les Orres.
Durant l’épreuve le référent est le directeur de course.
Toute réclamation parvenue 1 mois après la date de fin de l’épreuve sera considérée comme nulle et non avenue. En cochant la case du formulaire d’inscription vous signé et accepté automatiquement le règlement de l’épreuve.
Ce règlement est susceptible d’évoluer dans les prochains mois. Il sera définitif quelques
semaines avant l’épreuve.